防贪建议

由于个别幼稚园深受家长欢迎，导致学位竞争激烈，其录取学生的机制备受关注，有时更出现利益冲突、滥用职权、优待个别申请者等指控。以下列举一些涉及较高贪污舞弊风险或容易引致相关指控的情况：

• 教师向其好友透露录取学生的评分准则，以协助其好友的儿子为面试作更好的准备；准则属幼稚园内部资料，并无对外公布。
• 负责评核申请者的教师，安排自己评核其姨甥，并于拟定录取学生先后次序时，不当地将姨甥的次序调整至前列位置。
• 负责筛选申请者的教师邀请不合资格的申请者进行评核。
• 幼稚园文员没有按候补名单的先后次序，自行将学位空缺分配予名单上较后位置的申请者。

为预防贪污舞弊，幼稚园在录取学生时确保有关程序公开、公平和透明，极为重要。以下列举一些主要防贪要诀，以防止在录取学生时出现贪污舞弊行为：

准备事宜

• 详细制订申请程序、评核机制及分配学位先后次序的方式。
• 提醒所有参与的人员，必须申报与申请者是否存有可构成利益冲突的私人关系；并须採取合适的措施，以减低利益冲突引致的风险。

入学申请

• 公布所有重要资讯，包括申请程序、评核准则、分配学位先后次序的方式和通知收生结果的日期。
• 通知家长有关幼稚园禁止校董／职员索取和收受利益的规定，并提醒家长不得向幼稚园的校董／职员提供利益。

筛选和评核申请者

• 确保评核人员清楚明白筛选和评核程序及准则，并遵从相关程序及准则。
• 规定评核人员採用评核表格记录评核及录取结果，然后签名作实；如需修改评核记录，须于修改位置加签确认。

审核和公布录取申请结果

• 由管理人员审阅录取结果，确保录取程序符合规定；如属特别个案（例如基于体恤学生的特别状况而录取个别学生），须提供适当理据，提交予指定人员审批，并妥善记录。
• 尽快将申请结果通知申请者家长；如获录取学生放弃学位，应按照候补名单的先后次序，将学位分配予其他申请者。 

良好管治是有效管理幼稚园的关键。从防贪角度而言，有效的诚信管理和内部监控是建立良好管治制度的基础。

诚信管理

有效的诚信管理系统有助提高校董及职员对反贪法例及其他诚信要求的认识。其中，利益冲突的问题备受关注。以下列举一些涉及利益冲突的情况，若处理不当，或会引起偏私、滥用职权、甚至贪污的指控：

• 幼稚园新聘任的教师持有一间补习中心，而许多幼稚园的学生都在该中心上课。
• 负责物色物业供幼稚园租赁的职员是其中一个物业的业主。
• 于幼稚园电脑系统的招标过程中，其中一名投标者是负责评审标书的电脑技术员的私交好友。
• 在教师招聘事宜中，其中一名申请者是负责接收申请表的文员的亲属。

幼稚园应採取以下「三步曲」处理利益冲突的情况：

1. 警剔及避免：所有校董／职员应保持警剔及避免任何实际、潜在或视为利益冲突的情况。
2. 申报：若利益冲突的情况是无可避免，该校董／职员应向批核人员（例如校长），申报相关冲突。
3. 减低风险：批核人员于评估利益冲突的影响及引致不当行为的风险后，採取合适的措施，减低风险。

为了履行管理层对防贪操守的承诺，以及协助校董／职员于日常工作中秉持诚信操守，幼稚园应为校董／职员发出完善的诚信指引（例如透过行为守则），清楚列明他们应有的行为表现。

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内部监控

除了秉持诚信操守，幼稚园亦应就主要运作程序，根据以下的重要原则，制订内部监控系统：

政策和运作程序

• 就幼稚园的主要运作（例如採购、录取学生），制订清晰的政策和程序。
• 透过有效沟通，确保校董及职员明白幼稚园的政策和运作程序。
• 定期检视政策及运作程序，并适时作出修订，以配合现行的运作需要。

监察及制衡

• 于运作程序中加入相称的监控措施，以减低贪污舞弊风险，包括 –

• 预防性措施：例如将运作程序中的重要职责，尽量作适当的分工；由适当级别的人员审批重要的决定；
• 侦察／阻吓措施：例如抽样审核重要的运作程序、收集意见／投诉、进行独立稽查。

透明度

• 公开运作程序的重要资讯。
• 建立有效的沟通渠道，将重要的资讯发放予相关持份者。

资料保安

• 制订政策及採取有效的行政／技术性措施，管控机密资料的提取及查阅。

问责和管理层的监察

• 要求校董及职员妥善记录幼稚园的主要运作过程。
• 向校董会递交管理报告。