防貪建議

由於個別幼稚園深受家長歡迎，導致學位競爭激烈，其錄取學生的機制備受關注，有時更出現利益衝突、濫用職權、優待個別申請者等指控。以下列舉一些涉及較高貪污舞弊風險或容易引致相關指控的情況：

• 教師向其好友透露錄取學生的評分準則，以協助其好友的兒子為面試作更好的準備；準則屬幼稚園內部資料，並無對外公布。
• 負責評核申請者的教師，安排自己評核其姨甥，並於擬定錄取學生先後次序時，不當地將姨甥的次序調整至前列位置。
• 負責篩選申請者的教師邀請不合資格的申請者進行評核。
• 幼稚園文員沒有按候補名單的先後次序，自行將學位空缺分配予名單上較後位置的申請者。

為預防貪污舞弊，幼稚園在錄取學生時確保有關程序公開、公平和透明，極為重要。以下列舉一些主要防貪要訣，以防止在錄取學生時出現貪污舞弊行為：

準備事宜

• 詳細制訂申請程序、評核機制及分配學位先後次序的方式。
• 提醒所有參與的人員，必須申報與申請者是否存有可構成利益衝突的私人關係；並須採取合適的措施，以減低利益衝突引致的風險。

入學申請

• 公布所有重要資訊，包括申請程序、評核準則、分配學位先後次序的方式和通知收生結果的日期。
• 通知家長有關幼稚園禁止校董／職員索取和收受利益的規定，並提醒家長不得向幼稚園的校董／職員提供利益。

篩選和評核申請者

• 確保評核人員清楚明白篩選和評核程序及準則，並遵從相關程序及準則。
• 規定評核人員採用評核表格記錄評核及錄取結果，然後簽名作實；如需修改評核記錄，須於修改位置加簽確認。

審核和公布錄取申請結果

• 由管理人員審閱錄取結果，確保錄取程序符合規定；如屬特別個案（例如基於體恤學生的特別狀況而錄取個別學生），須提供適當理據，提交予指定人員審批，並妥善記錄。
• 盡快將申請結果通知申請者家長；如獲錄取學生放棄學位，應按照候補名單的先後次序，將學位分配予其他申請者。 

良好管治是有效管理幼稚園的關鍵。從防貪角度而言，有效的誠信管理和內部監控是建立良好管治制度的基礎。

誠信管理

有效的誠信管理系統有助提高校董及職員對反貪法例及其他誠信要求的認識。其中，利益衝突的問題備受關注。以下列舉一些涉及利益衝突的情況，若處理不當，或會引起偏私、濫用職權、甚至貪污的指控：

• 幼稚園新聘任的教師持有一間補習中心，而許多幼稚園的學生都在該中心上課。
• 負責物色物業供幼稚園租賃的職員是其中一個物業的業主。
• 於幼稚園電腦系統的招標過程中，其中一名投標者是負責評審標書的電腦技術員的私交好友。
• 在教師招聘事宜中，其中一名申請者是負責接收申請表的文員的親屬。

幼稚園應採取以下「三步曲」處理利益衝突的情況：

1. 警剔及避免：所有校董／職員應保持警剔及避免任何實際、潛在或視為利益衝突的情況。
2. 申報：若利益衝突的情況是無可避免，該校董／職員應向批核人員（例如校長），申報相關衝突。
3. 減低風險：批核人員於評估利益衝突的影響及引致不當行為的風險後，採取合適的措施，減低風險。

為了履行管理層對防貪操守的承諾，以及協助校董／職員於日常工作中秉持誠信操守，幼稚園應為校董／職員發出完善的誠信指引（例如透過行為守則），清楚列明他們應有的行為表現。

________________________________________________________________________________

內部監控

除了秉持誠信操守，幼稚園亦應就主要運作程序，根據以下的重要原則，制訂內部監控系統：

政策和運作程序

• 就幼稚園的主要運作（例如採購、錄取學生），制訂清晰的政策和程序。
• 透過有效溝通，確保校董及職員明白幼稚園的政策和運作程序。
• 定期檢視政策及運作程序，並適時作出修訂，以配合現行的運作需要。

監察及制衡

• 於運作程序中加入相稱的監控措施，以減低貪污舞弊風險，包括 –

• 預防性措施：例如將運作程序中的重要職責，盡量作適當的分工；由適當級別的人員審批重要的決定；
• 偵察／阻嚇措施：例如抽樣審核重要的運作程序、收集意見／投訴、進行獨立稽查。

透明度

• 公開運作程序的重要資訊。
• 建立有效的溝通渠道，將重要的資訊發放予相關持份者。

資料保安

• 制訂政策及採取有效的行政／技術性措施，管控機密資料的提取及查閱。

問責和管理層的監察

• 要求校董及職員妥善記錄幼稚園的主要運作過程。
• 向校董會遞交管理報告。