防贪警示

简介

防贪警示是在日常生意营运过程中出现的警号。虽然它们未必代表有即时的欺诈或贪污情况,但需要管理层的监督,以防患于未然。

会计帐目
  1. 遗失凭单(例如收据、发票)或凭单并不按顺序发出。

    [可发生的不当行为:某员工可能私吞现金收入或支出未经许可的款项以谋取私利。]

  2. 某些帐户经常有性质模煳的交易(例如其他支出、杂费等)。

    [可发生的不当行为:某员工可能侵吞公司的资金并伪造交易以作掩饰。]

  3. 在按表现指标(例如销售目标)发出奖金的计划中,部分员工的表现经常仅仅达标。

    [可发生的不当行为:员工可能串通接受/提供贿赂,以互相转介生意以达到可获发奖金的表现指标。]

  4. 申请报销支出时常常未能出示收据正本。

    [可发生的不当行为:某员工可能虚假申领报销不存在或夸大的支出。]

  5. 重覆支付相同的金额予同一间公司/供应商。

    [可发生的不当行为:某员工可能与该公司/供应商勾结,就相同的服务/物品重覆申请支付。]


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存货管理
  1. 某项物品的使用量异常地高。

    [可发生的不当行为:某员工可能夸大所需物品的数目,并将余下的据为己有。]

  2. 存货(尤其是贵重的存货)经常遗失,与存货记录不符。

    [可发生的不当行为:某员工可能窃取或不当弃置存货。]

  3. 某员工经常拖延更新存货流动记录。

    [可发生的不当行为:某员工可能拖延时间,企图掩盖被盗取的物品。]

  4. 顾客就送货品质的投诉增加。

    [可发生的不当行为:某员工及/或外判运输工人可能在送货途中将货品换成次货。]

  5. 有生产线所使用的原材料的使用量与制成品数量不符。

    [可发生的不当行为:某员工可能窃取原材料。]

  6. 某仓库员工发放的物品数量比正常高。

    [可发生的不当行为:某仓库员工可能伪造出货记录,以掩盖所盗取的物品。]

  7. 用家反映某供应商的来货质量差。

    [可发生的不当行为:某员工可能受贿,对不合符要求的来货视而不见。]

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销售业务
  1. 某会员卡在短时间内(例如在同一日内)被频密地使用,以赚取积分。
  2. [可发生的不当行为:每当遇上没有会员卡的顾客购物,某员工可能使用自己或亲朋好友的会员卡来赚取积分。]

  3. 某信用卡在短时间内(例如在同一日内)被频密地在店舖内用作购物。
  4. [可发生的不当行为:当遇上顾客以现金付款,某员工可能使用自己的信用卡来结帐,以赚取信用卡积分。此外,如果指定银行的信用卡持有人可享有折扣优惠,该员工更可将差价据为己有。]

  5. 相比同一经营者的其他店舖/分行,某店舖的退款个案异常地高,或绝大部份的退款个案由某员工处理。
  6. [可发生的不当行为:某员工可能与顾客妥协,因而不遵守公司的退款政策(例如容许已使用或损坏的货品作全面退款)。]

  7. 尽管店舖不会提供任何销售佣金给员工,某员工不断向顾客推荐某货品。
  8. [可发生的不当行为:某员工可能就推广该货品而收受非法回佣。]

  9. 某货品只在一段不合理短的时间内减价。
  10. [可发生的不当行为:某已妥协的员工可因此只让少数顾客享受优惠。]

  11. 未有及时从店舖内的货仓为受欢迎的货品补货。
  12. [可发生的不当行为:某员工可能囤积货品用作私利,或留待卖给已串通的顾客。]

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采购 – 竞投及批出合约
  1. 即使缺乏客观的理据,用户部门或技术人员坚持使用指定品牌或供应商,且在被询问或被质疑时,表现得不合理或烦燥。

  2. 多年来使用同一供应商或重覆延长同一承办商的合约,既没有任何进行报价或价格比较的记录,该供应商/承办商的质量和价格,在市场上亦明显缺乏竞争力。

  3. 在行内从没/很少听说过、或声誉和可靠性均令人存疑的供应商,往往赢得合约,或总是在报价邀请名单上却从没被判授合约。

  4. 赢得合约的标书,其标价经常只略低于第二低的报价,及/或经常在最后关头甚至过了截标时间才递交。

  5. 员工常以例外或特殊情况为理由,绕过正常程序和监控措施,例如经常声称时间紧逼,需採用单一招标/直接向供应商采购。

  6. 采购项目被刻意集中在指定审批人员离开工作岗位时(如长时间公干或休假)取得批核;或重覆向同一供应商购买货品/服务,而有关采购金额总是刚好略低于需要较高职级人员审批的金额等。这些均是迴避正常审批程序的警号。

  7. 在委聘合约供应商/承办商后(尤其是合约所列价格极具竞争力者),员工频密地向有关供应商/承办商发出更改命令,但这些额外要求并没有包括在合约中(如不同的货品/服务规格或价格),导致公司多付款予该供应商/承办商,或换来质素较低的货品。

  8. 销售成本与营业额的比例、物料成本等无法解释/不寻常地增加,而有关改变与行业的一般情况或经营者旗下其他分店并不相符。

  9. 报价单或报价邀请名单上的可疑徵兆,例如看似并非从事相关业务的供应商被邀请报价、供应商名称不在核准供应商名单上或与另一家较知名的公司相似、各个供应商的地址/电话号码/报价单的格式十分相似甚至完全相同、某供应商的联络资料与其中一名员工的资料脗合或只提供流动电话号码等。


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采购 – 付款及认收货品/服务
  1. 支付的款项经常略低于某审批权限。

  2. 于同一日根据大量发票付款。

  3. 某主管经常以不同理由,在没有证明文件的情况下准许付款给某供应商。

  4. 经常出现送货不足或货不对办的情况。

  5. 有关某货品或服务的投诉数字上升。

  6. 在不合理的短时间内,已需要更换或维修。

  7. 与行业的一般情况或公司的其他分店比较,物料的损耗量不合理地高。
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