防貪警示

簡介

防貪警示是在日常生意營運過程中出現的警號。雖然它們未必代表有即時的欺詐或貪污情況,但需要管理層的監督,以防患於未然。

會計帳目
  1. 遺失憑單(例如收據、發票)或憑單並不按順序發出。

    [可發生的不當行為:某員工可能私吞現金收入或支出未經許可的款項以謀取私利。]

  2. 某些帳戶經常有性質模糊的交易(例如其他支出、雜費等)。

    [可發生的不當行為:某員工可能侵吞公司的資金並偽造交易以作掩飾。]

  3. 在按表現指標(例如銷售目標)發出獎金的計劃中,部分員工的表現經常僅僅達標。

    [可發生的不當行為:員工可能串通接受/提供賄賂,以互相轉介生意以達到可獲發獎金的表現指標。]

  4. 申請報銷支出時常常未能出示收據正本。

    [可發生的不當行為:某員工可能虛假申領報銷不存在或誇大的支出。]

  5. 重覆支付相同的金額予同一間公司/供應商。

    [可發生的不當行為:某員工可能與該公司/供應商勾結,就相同的服務/物品重覆申請支付。]


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存貨管理

  1. 某項物品的使用量異常地高。

    [可發生的不當行為:某員工可能誇大所需物品的數目,並將餘下的據為己有。]

  2. 存貨(尤其是貴重的存貨)經常遺失,與存貨記錄不符。

    [可發生的不當行為:某員工可能竊取或不當棄置存貨。]

  3. 某員工經常拖延更新存貨流動記錄。

    [可發生的不當行為:某員工可能拖延時間,企圖掩蓋被盜取的物品。]

  4. 顧客就送貨品質的投訴增加。

    [可發生的不當行為:某員工及/或外判運輸工人可能在送貨途中將貨品換成次貨。]

  5. 有生產線所使用的原材料的使用量與製成品數量不符。

    [可發生的不當行為:某員工可能竊取原材料。]

  6. 某倉庫員工發放的物品數量比正常高。

    [可發生的不當行為:某倉庫員工可能偽造出貨記錄,以掩蓋所盜取的物品。]

  7. 用家反映某供應商的來貨質量差。

    [可發生的不當行為:某員工可能受賄,對不合符要求的來貨視而不見。]


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銷售業務
  1. 某會員卡在短時間內(例如在同一日內)被頻密地使用,以賺取積分。
  2. [可發生的不當行為:每當遇上沒有會員卡的顧客購物,某員工可能使用自己或親朋好友的會員卡來賺取積分。]

  3. 某信用卡在短時間內(例如在同一日內)被頻密地在店舖內用作購物。
  4. [可發生的不當行為:當遇上顧客以現金付款,某員工可能使用自己的信用卡來結帳,以賺取信用卡積分。此外,如果指定銀行的信用卡持有人可享有折扣優惠,該員工更可將差價據為己有。]

  5. 相比同一經營者的其他店舖/分行,某店舖的退款個案異常地高,或絕大部份的退款個案由某員工處理。
  6. [可發生的不當行為:某員工可能與顧客妥協,因而不遵守公司的退款政策(例如容許已使用或損壞的貨品作全面退款)。]

  7. 盡管店舖不會提供任何銷售佣金給員工,某員工不斷向顧客推薦某貨品。
  8. [可發生的不當行為:某員工可能就推廣該貨品而收受非法回佣。]

  9. 某貨品只在一段不合理短的時間內減價。
  10. [可發生的不當行為:某已妥協的員工可因此只讓少數顧客享受優惠。]

  11. 未有及時從店舖內的貨倉為受歡迎的貨品補貨。
  12. [可發生的不當行為:某員工可能囤積貨品用作私利,或留待賣給已串通的顧客。]

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採購 – 競投及批出合約
  1. 即使缺乏客觀的理據,用戶部門或技術人員堅持使用指定品牌或供應商,且在被詢問或被質疑時,表現得不合理或煩燥。

  2. 多年來使用同一供應商或重覆延長同一承辦商的合約,既沒有任何進行報價或價格比較的記錄,該供應商/承辦商的質量和價格,在市場上亦明顯缺乏競爭力。

  3. 在行內從沒/很少聽說過、或聲譽和可靠性均令人存疑的供應商,往往贏得合約,或總是在報價邀請名單上卻從沒被判授合約。

  4. 贏得合約的標書,其標價經常只略低於第二低的報價,及/或經常在最後關頭甚至過了截標時間才遞交。

  5. 員工常以例外或特殊情況為理由,繞過正常程序和監控措施,例如經常聲稱時間緊逼,需採用單一招標/直接向供應商採購。

  6. 採購項目被刻意集中在指定審批人員離開工作崗位時(如長時間公幹或休假)取得批核;或重覆向同一供應商購買貨品/服務,而有關採購金額總是剛好略低於需要較高職級人員審批的金額等。這些均是迴避正常審批程序的警號。

  7. 在委聘合約供應商/承辦商後(尤其是合約所列價格極具競爭力者),員工頻密地向有關供應商/承辦商發出更改命令,但這些額外要求並沒有包括在合約中(如不同的貨品/服務規格或價格),導致公司多付款予該供應商/承辦商,或換來質素較低的貨品。

  8. 銷售成本與營業額的比例、物料成本等無法解釋/不尋常地增加,而有關改變與行業的一般情況或經營者旗下其他分店並不相符。

  9. 報價單或報價邀請名單上的可疑徵兆,例如看似並非從事相關業務的供應商被邀請報價、供應商名稱不在核准供應商名單上或與另一家較知名的公司相似、各個供應商的地址/電話號碼/報價單的格式十分相似甚至完全相同、某供應商的聯絡資料與其中一名員工的資料脗合或只提供流動電話號碼等。


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採購 – 付款及認收貨品/服務
  1. 支付的款項經常略低於某審批權限。

  2. 於同一日根據大量發票付款。

  3. 某主管經常以不同理由,在沒有證明文件的情況下准許付款給某供應商。

  4. 經常出現送貨不足或貨不對辦的情況。

  5. 有關某貨品或服務的投訴數字上升。

  6. 在不合理的短時間內,已需要更換或維修。

  7. 與行業的一般情況或公司的其他分店比較,物料的損耗量不合理地高。
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